Prioritätenprinzip von Lothar J. Seiwert
Das Prioritätenprinzip ist eine ZeitManagementmethode, die sich mit der Unterscheidung "wichtige" oder "dringliche" Aufgaben beschäftigt. Die Konzentration auf das Wichtige, statt auf das Dringliche, ist für die persönliche Organisation von elementarer Bedeutung. Dringlichkeit dagegen hat immer etwas mit den Terminen und Prioritäten anderer zu tun. Das heißt, es entsteht hierbei ein externer Druck, da wir die Aufgaben von anderen oftmals sofort erledigen sollen, obwohl diese Aufgaben wenig zur eigenen Zielerreichung beitragen.
Die wichtigen Aufgaben hingegen sind meistens die für den eigenen Erfolg. Statt sich von kurzfristigen Ereignissen überrollen zu lassen, sollte man viel Wert darauf legen, Teilaufgaben zur Erreichung langfristiger Ziele zu erledigen. Dabei muss eine Rangfolge der wichtigen, langfristigen Ziele erstellt werden. Nachdem man bewusst die Prioritäten gesetzt hat, muss man auch konsequent und systematisch an die Erledigung der Aufgaben gehen.
Bei der Prioritätensetzung sollte man bedenken, dass oft 20% der aufgewendeten Zeit zu 80% der Ergebnisse führen. (Pareto-Prinzip)
Wie arbeite ich nach dem Prioritätenprinzip
- Vornehmliches Arbeiten an wichtigen oder notwendigen Aufgaben
- Aufgaben gegebenenfalls nach Dringlichkeit bearbeiten
- Sich nur auf eine Aufgabe konzentrieren
- Aufgaben in festgelegter Zeit zielorientiert in Angriff nehmen und besser erledigen
- Gesetzte Ziele unter gegebenen Umständen jeweils noch am besten erreichen
- Alle Aufgaben ausschalten, die von anderen durchgeführt werden können
- Am Ende eines Tages wenigstens die wichtigsten Aufgaben erledigt haben
- Aufgaben an denen die persönliche Leistungsfähigkeit gemessen wird nicht unerledigt lassen
Vorteile des Prioritätenprinzips
- Termine werden eingehalten
- Arbeitsergebnisse werden befriedigender
- Konflikte werden vermieden
- Man selbst wird ruhiger und vermeidet unnötigen Stress
ABC-Analyse
Diese Analyse teilt die Aufgaben in 3 Kategorien:
A-Aufgaben: Diese sind am wichtigsten, nehmen aber nur ca. 15% des tatsächlichen Zeitverbrauchs in Anspruch und führen zu einem 65% hohen Wert. Diese Aufgaben müssen von der jeweiligen Person selbst durchgeführt werden. Z.B.: Der Professor muss ein Seminar halten.
B-Aufgaben: B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig. Sie nehmen 20% der Zeit und 20% des Wertes ein, sind aber teilweise delegierbar. Z.B.: Der Professor gibt einem HiWi eine seiner Aufgaben weiter.
C-Aufgaben: Diese Aufagen sind weniger wichtig, bzw. unwichtig. Sie nehmen jedoch 65% der Zeit, aber nur 15% des Wertes ein. Hierbei sollte man so gut wie möglich delegieren. Z.B.: Ein Trainer gibt einem Spieler die Aufgabe, die Bälle aufzupumpen.
Für das beste Gelingen sollte man sich jeden Tag maximal 1-2 A-, 2-3 B-, und ein paar C-Aufgaben aufbürden. Hierbei sollte aber nur ca. 50-60% der Zeit verplant werden.
Eisenhauer-Prinzip
Ergänzend zu der ABC- Analyse:
A-Aufgaben: sofort und selbst zu erledigen
B-Aufgaben: können warten, sollten aber geplant werden
C-Aufgaben: delegieren
Der Rest gehört in den Papierkorb.
Quellen
- Seiwert, L.J. (1998). Wenn Du es eilig hast, gehe langsam. (4.Aufl.) Frankurt/Main, New York: Campus
- Prioritätenprinzip: S. 166ff
Seiwert, L.J. (1995). Das neue 1x1 des ZeitManagement. Offenbach: Gabal
- Prioritätenprinzip: S.56-59, Eisenhower+ABC Analyse: S. 83-86, Pareto Prinzip: S. 36
Koenig, D.; Roth, S. & Seiwert, L. (2001). 30 Minuten für optimale Selbstorganisation. Offenbach: Gabal.
- Seiwert, L. J. (2002). 30 Minuten für optimales Zeitmanagement. Offenbach: Gabal.
Praktische Erfahrungen zur Theorie
Wer Erfahrungen mit dieser Methode hat, möge es bitte an dieser Stelle festhalten!
Falls diese Methode noch nicht ausreicht, findet man noch weitere, hilfreiche Tipps auf der ZeitManagementseite.