Protokoll
Was ist ein Protokoll?
Ein Protokoll ist eine Dokumentation einer bestimmten Kommunikationssituation, die den Verlauf der Kommunikation festhält. Der Zweck jedes Protokolls liegt deshalb darin, mündliche [:Vortrag:Beiträge] schriftlich festzuhalten.BR Eigene Meinung oder Interpretation gehören nicht in ein Protokoll. Es soll den Teilnehmern dazu dienen, später schnell herauszufinden, was Inhalt der Veranstaltung war, deshalb sollte man Ausschweifungen vermeiden, da diese ermüdend sein können. Daher gilt für alle Protokolle, dass sie auf den Punkt geschrieben werden sollten.
Aufgabe und Zweck eines Protokolls
Im (Grund-) Studium wird oft ein Protokoll für den Erwerb eines Leistungsnachweises genutzt.BR Es dient als:
- eine Art Seminarzusammenfassung, welche die Teilnehmer für die Vorbereitung auf eine Klausur (also fürs lernen) nutzen können.
Information für diejenigen, die nicht am Seminar teilnehmen konnten, oder die Sitzung versäumt haben.BR
- Feedback/Rückmeldung für den Dozenten (Seminarleiter), denn daraus sieht er, ob der Verlauf der Sitzung und sein ["Vortrag"] gut gegliedert beziehungsweise gut verständlich war oder nicht.
Ein Protokoll ist somit eine Gedächtnisstütze für die Teilnehmer und eine Information über den Verlauf für Interessenten. Ein Protokoll soll also den Verlauf einer Sitzung auf das wesentliche begrenzen und ihn klar wiedergeben, damit auch jemand, der nicht dabei war, versteht, worum es in der Sitzung ging.
Was muss man vor der Anfertigung eines Protokolls beachten?
Bevor mit dem Schreiben eines Protokolls begonnen wird und [:MitSchrift: Notizen] gemacht werden, muss man erst klären wozu einem das Protokoll dienen soll beziehungsweise welche Art von Protokoll man schreibt, denn es gibt verschiedene Protokollarten (Verlaufsprotokoll, Ergebnisprotokoll usw.). Deshalb sollte man vorher Absprache mit dem Seminarleiter halten, um zu klären, was dieser von einem Protokoll erwartet, ob es ein Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll sein soll und den Abgabetermin klären. Dann stellt sich schon die Frage: „Wie soll ich vorgehen? Wie bereite ich mich vor? Und worauf soll ich bei der Protokollführung achten?“ Dafür gibt es die ["drei Phasen der Protokollführung"], die dabei helfen sollen sich gut darauf vorzubereiten.
Protokollarten
Es gibt verschiedene Arten von Protokollen; die einen beschreiben den gesamten Diskussionsverlauf und Darstellungsverlauf eines Seminars oder einer Sitzung, die anderen fixieren sich eher auf das Wesentliche einer Sitzung und beschreiben nur die wichtigsten Punkte bzw. Beiträge oder Ergebnisse einer Sitzung. Doch welche Beiträge sind wichtig und welche nicht? Wer bestimmt drüber, mein Seminarleiter oder ich? Welches Protokoll sollte wie aufgebaut sein und zu welchem Zweck wird es verwendet? Um das alles zu klären, wollen wir uns den häufigsten, sowie den gängigsten Protokollarten widmen und versuchen diese in folgenden Sätzen zu erläutern.
Ergebnisprotokoll
Das Ergebnisprotokoll gibt lediglich die Ergebnisse einer Veranstaltung wieder. Ob eine Entscheidung oder eine Diskussion länger gedauert beziehungsweise wie sie abgelaufen ist, spielt bei dieser Protokollart keine Rolle. Die Reihenfolge der Themenpunkte sollte eingehalten werden und die jeweiligen Ergebnisse angeführt sein.
Verlaufsprotokoll
Bei einem Verlaufsprotokoll soll der gesamte Verlauf einer Veranstaltung aufgezeichnet werden. Die Beiträge werden in indirekter Rede verfasst. In bestimmten Fällen kann man bei dieser Protokollart auch das Gesagte kürzen. Sicherlich ist es für den Leser unwichtig zu wissen, ob fünf- oder sechsmal zum Beispiel "Nein" gesagt wurde oder nicht. Aber die Entscheidungen oder die Ergebnisse dürfen nicht fehlen. Ob die Beitragsredner namentlich aufgeführt werden oder nicht, sollte im Vorfeld abgesprochen sein. Das Verlaufsprotokoll kann bei einigen Veranstaltungen sehr lang werden. Daher empfiehlt es sich eher bei kurzen Sitzungen oder Entscheidungssitzungen ein Verlaufsprotokoll zu führen.
Seminarprotokoll
Ein Seminarprotokoll ist eine Mischung aus Ergebnis- und Verlaufsprotokoll. Diese Art von Protokoll kommt oft an Hochschulen bzw. Universitäten vor, wenn ein Protokoll für eine Seminarsitzung verfasst werden soll. Ein Seminarprotokoll soll somit die Information über Verlauf, Inhalte und Ergebnisse der Sitzung knapp, objektiv und präzise wiedergeben. Das heißt, das Thema der Sitzung, die Arbeitsschritte, (Teil- und Gesamt)Ergebnis/se, sowie behandelte und offene Fragen sollten im Protokoll erscheinen. Auch sollte drauf hingewiesen werden, wann das Thema der nächsten Sitzung bekannt gegeben wird und wenn Fragen oder Diskussionen die aufgrund der Zeit auf die nächste Sitzung verschoben werden. Es soll jedoch nicht wörtlich mitgeschrieben werden, da der Sinn des Seminarprotokolls in der Ordnung der Gedankengänge liegt.
Wörtliches Protokoll
Das wörtliche Protokoll gibt jedes einzelne gesagte Wort wieder und wird bei Gerichtsverhandlungen oder bei Bundestagssitzungen geschrieben. Für anderweitige Veranstaltungen ist dieses Protokoll eher nicht geeignet.
Es gibt noch sehr viele andere Arten von Protokollen. Welche für die jeweilige Veranstaltung am besten ist, sollte man im Vorfeld entscheiden beziehungsweise mit dem Veranstaltungsleiter klären.
Protokollform
Die Form eines Protokolls besteht aus dem Protokollkopf, dem Hauptteil und dem Protokollschluss.
Der Protokollkopf gibt die wichtigsten Daten wieder, besonders wichtig für den Protokollkopf ist das wer, was, wo und wann und deshalb sollte der Protokollkopf auf keinem Protokoll fehlen. |
Der Hauptteil hält die ganzen Ergebnisse, Termine und Beschlüsse einer Sitzung fest und ist somit für das Wesentliche zuständig. |
Der Protokollschluss ist nicht ganz so wichtig, doch der Ort und das Datum mit der Unterschrift des Protokollführers, sowie die Liste der Anlagen sollten nicht fehlen. |
Die genaue Form des Protokolls variiert oder wird vom Leiter genau vorgeben. Wird es nicht vorgeben, sollte die Form wie folgt aussehen:
Protokollkopf
- Thema und Tagesordnung
- Überschrift
- Zeit (Beginn, Ende)
- Ort
- Art
- Leiter
- Protokollführer/-in
Einige Leiter wünschen noch die Auflistung der An- und Abwesenden.
Hauptteil
- TOPs (Tagesordnungspunkte)
- Beiträge
- Ergebnisse
- Verlauf
- Abstimmungsergebnisse
Protokollschluss
- Ort
- Datum
- Unterschriften des Protokollführers/Sitzungsleiters
- Anlagen
Beteiligte
Diskussion
Hier könnt ihr eure Meinung zu dieser Seite reinschreiben, was euch gefallen hat, was ihr gut findet und was eher nicht so gut ist bzw. einer Bearbeitung bedarf und was man eventuell verbessern kann bzw. hinzufügen oder erweitern.
Bewertung/Feedback
Anmerkungen/Verbesserungsvorschläge