Die drei Phasen der Protokollführung
Die Protokollführung lässt sich in drei Phasen einteilen und zwar in die Vorbereitungs-, Aufnahme- und Ausarbeitungsphase. Diese drei Phasen sollen zur Erstellung eines [:Protokoll:Protokolls] helfen.
Vorbereitungsphase
Vor der Sitzung muss sich der Protokollführer darüber informieren, wer teilnimmt (Name und Funktion), was besprochen wird (Tagesordnung) und wie der Ablauf sein wird bzw. sich über das Thema informieren, damit er weiß worum es geht und das auch während des Seminars besser versteht. Es dürfen natürlich auch die Materialien (Stifte, Papier, etc.) nicht fehlen. Zudem sollte man sich einige Kürzel für Namen, Fachbegriffe und häufig benutzte Begriffe überlegen, damit man später schneller mitschreiben kann. Vor Beginn der Veranstaltung sollte sich der Protokollführer einen Sitzplatz aussuchen, der ihm einen guten Überblick ermöglicht und wo er sich ausbreiten kann bzw. genug Platz für seine Materialien hat.
Aufnahmephase
Bei der Aufnahme sollte man gut zuhören und Beschlüsse und Ergebnisse notieren, wobei man drauf achten muss, dass das Mitgeschriebene übersichtlich strukturiert, sowie kurz und präzise ist. Deshalb empfiehlt es sich, während der Sitzung das wesentliche zu erfassen und die Pausen zur Überarbeitung des Notierten zu nutzen, um sich dadurch die spätere Ausarbeitung des [:Protokoll:Protokolls] zu erleichtern.
Ausarbeitungsphase
Die Ausarbeitung des Textes sollte möglichst bald nach der Aufnahme erfolgen. Man sollte sich damit am besten keine Zeit lassen bzw. es nicht hinauszögen, um die Bedeutung des notierten noch im Kopf zu haben. Zuerst liest man sich das Notierte noch ein mal in ruhe durch, wobei man alle offenen Fragen klärt, das Wesentliche hervorhebt, kürzt, streicht, gliedert und dann erst den Entwurf in Reinschrift erstellt. Dieser wird danach auf Vollständigkeit und Fehler überprüft, bevor er dem Seminarleiter zur Korrektur vorgelegt wird. Um sicher zu gehen ob das [:Protokoll:] gut bzw. verständlich ist, sollte man es einer Person zum lesen geben, die über dieses Thema nichts weiß oder an der Sitzung nicht teilgenommen hat. Wenn diese Person den Verlauf der Sitzung und das darin Enthaltene versteht, dann dürfte es gut verständlich sein.